Exercer dans le secteur de la formation professionnelle en France implique de se plier à des exigences légales et réglementaires se traduisant par une lourde charge administrative.
En déléguant cet administratif, vous pouvez consacrer plus de temps et d'énergie à la conception et à l'animation des formations, ce qui est votre domaine d'expertise.
Déléguer et se concentrer sur son coeur de métier
Gestion administrative
Je manque de processus efficaces pour organiser mon activité.
Je ne peux pas recruter une personne à temps plein par manque de moyens financiers.
Je n'ai pas assez de temps à consacrer au développement commercial.
Je forme la journée et dois m'occuper de l'administratif le soir et les week-ends.
Je ne peux pas accepter toutes les demandes de formation ni traiter les urgences.
Je ne connais pas toutes les évolutions des obligations légales et réglementaires.
Est-ce qu'il vous arrive de faire face aux situations suivantes ?
Notre agence de support et de conseil aux organismes de formation vous accompagne au quotidien dans la réalisation de vos missions.
Nous vous permettons de vous concentrer sur votre expertise, d’améliorer la qualité de vos services, de réduire vos coûts, et de rester flexible face aux variations de votre activité.
Privilégier l'essentiel : former
Nous pouvons vous aider à
Votre équipe peut se concentrer sur des tâches qui correspondent mieux à leurs compétences et à leurs talents accroissant ainsi leur productivité.
ressources internes
Déléguer permet de s’adapter facilement aux variations de charge de travail (ex : surcroît d'activité) et d'être disponible pour les urgences.
Flexibilité
Un support administratif dédié permet de répondre plus rapidement et plus efficacement aux demandes des clients, améliorant ainsi leur satisfaction.
Service client de qualité
Déléguer permet une meilleure gestion des coûts, avec des dépenses souvent plus prévisibles et ajustables en fonction de vos besoins réels.
Réduction des Coûts
Notre équipe est à jour des dernières réglementations et obligations légales et nous vous proposons nos procédures pour optimiser l'organisation.
Expertise Spécialisée
Les tâches administratives sont souvent chronophages et répétitives. Vous libérez du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée.
Gain de temps
Les avantages significatifs
Pourquoi déléguer l'administratif de son organisme de formation ?
Enregistrement des inscriptions des stagiaires et création des documents associés (conventions, contrats…).
Suivi des dossiers des stagiaires et inscription sur logiciel de gestion de la formation (Dendreo, digiforma, smartof, etc.).
Communication avec les stagiaires (convocation, livret d’accueil…).
Inscription sur la plateforme digitale de formation (LMS) et gestion de la formation digitale.
Élaboration et mise à jour des plannings de formation.
Coordination avec les formateurs.
Réservation des salles et vérification du matériel nécessaire à la réalisation de la formation.
Réservation des hébergements et gestion des déplacements (réservation trains, avions, etc...).
Suivi de l’assiduité des apprenants (émargements, avancement modules, relances).
Gestion des évaluations et des certifications des apprenants.
Organisation des examens et des remises de diplômes ou certifications.
Préparation et suivi des dossiers de certification.
Préparation et gestion des audits de qualité.
Facturation des formations et suivi des paiements.
Gestion des financements (relations avec les OPCO, France Travail, etc.).
Saisie du bilan pédagogique et financier.
Gestion de la communication interne et externe (site internet, réseaux sociaux, newsletters, etc.).
Organisation et participation aux événements de promotion des formations (salons).
Prospection téléphonique.
Mailings commerciaux.
Mise à jour et archivage des documents administratifs et pédagogiques.
Gestion des contrats, conventions de stage, et autres documents légaux.
Assurer la conformité avec les réglementations en vigueur (Qualiopi).
- mise en place et suivi des indicateurs
- suivi et mise à jour des procédures
Amélioration de vos process internes.
Gestion documentaire
Développement commercial
Suivi financier et comptable
Relation avec les certificateurs
Suivi pédagogique
Planification et organisation
Gestion des inscriptions
Nos principales missions de
gestion administrative (attention, c'est long !)
Ce que nous proposons
Vous connaissez dorénavant les prestations que nous proposons. Nous avons défini votre besoin et le volume d’heures nécessaire à la réalisation des tâches demandées.
Nous signons un contrat de prestation et notre collaboration peut commencer.
Contractualisation
étape 02
Les étapes de la collaboration
* TVA à 20% (art. 278 du code général des impôts)
Des forfaits sont proposés en fonction d'un certain volume horaire mensuel. N'hésitez pas à nous contacter.
45 €HT / heure*
Tarif à l'heure
Tarif à l'heure et forfaits
Gestion administrative
Marianne Rigaux - Responsable pédagogique - Samsa.fr
"Julie peut se résumer en trois mots : rigoureuse, rapide et rigolote. A Samsa.fr, elle pilote avec une immense rigueur l’activité pédagogique. Elle travaille vite et de façon précise. Et elle le fait avec une bonne dose d’humour. Ces trois qualités font d’elle une chargée de projets pédagogiques hors pair et une collègue précieuse."
Frédéric Ballner - ex Dirigeant - Les petits bilingues
"Julie est une personne agréable, volontaire, attentive, impliquée et très professionnelle. Je n'ai eu qu'à me féliciter de ce choix de prestataire pour accompagner notre dynamique de croissance et d'excellence au service de nos clients."
Christophe Robert - Dirigeant - Edile
"Un remerciement tout particulier à Julie Rabaux, notre chargée de formation qui accompagne au quotidien les élus locaux à mettre en œuvre leur DIFE.. Un tâche pour le moins délicate qui nécessite autant de patience que de persévérance !"
Ils nous ont fait confiance